Hola! qué tal va? Si, es cierto que he estado bastante tiempo sin escribir, pero ya lo advertí en el último artículo. La verdad es que estoy muy ocupado dedicándome a hacer realidad lo que me prometí a principios de año en este artículo :-) .Pues bien, como consecuencia de ello estoy realizando cambios importantes… ya no trabajo donde trabajaba, ya no vivo donde vivía... y la verdad es que todo me va mejor que nunca, y gracias a estas decisiones.
Hoy vengo a hablar de Google Drive. Este "minitutorial" escrito es para agencias de viajes pymes, aunque puede ser adaptado a grandes agencias, y a empresas y pymes de otros sectores.
¿Sabías que puedes incrementar tus ventas de manera fácil y gratuita?
Te enseñaré paso a paso cómo hacerlo.
Como ya comenté en el artículo sobre el futuro de las agencias de viajes, está claro que el hecho de comprar un viaje por internet en vez de hacerlo en una oficina física supone para el cliente unos beneficios y unos costes de oportunidad.
Beneficios de Oportunidad: No esperar cola, No perder tiempo buscando aparcamiento o simplemente yendo a la oficina de viajes, No tener que quitarse ni el pijama, No salir de casa… etc.
Costes de Oportunidad: No tener un asesoramiento acerca del viaje, No tener una atención personal por parte de un agente, No ves a quien te gestiona el viaje… todo esto crea inseguridad.
Beneficios de Oportunidad: No esperar cola, No perder tiempo buscando aparcamiento o simplemente yendo a la oficina de viajes, No tener que quitarse ni el pijama, No salir de casa… etc.
Costes de Oportunidad: No tener un asesoramiento acerca del viaje, No tener una atención personal por parte de un agente, No ves a quien te gestiona el viaje… todo esto crea inseguridad.
¿Cómo podemos ofrecer al cliente esos beneficios, pero sin esos costes? ¿Cómo podemos hacer que el cliente no tenga que quitarse el pijama, pero al mismo tiempo tenga la sensación de que hay un profesional con él en ese momento en su casa?
Pues bien, esta duda me surgió hace unos años en la empresa en la que trabajaba. Y se me ocurrió una idea que funcionó en la delegación de empresas (y sigue haciéndolo) bastante bien. Si trabajas en una agencia de viajes pequeña, funcionará todavía mejor, ya que no tendrás problemas con la mentalidad normativa, la resistencia al cambio o los problemas de rigidez y poca flexibilidad de muchas grandes empresas, ya verás. Si trabajas para una gran empresa funcionará o no, dependerá del tipo de barco en el que navegas.
Si es otro tipo de negocios, seguro que sabrás adaptarlo, y también conseguirás buenos resultados.
Si es otro tipo de negocios, seguro que sabrás adaptarlo, y también conseguirás buenos resultados.
Se trata de crear y hacer llegar al cliente un formulario online sencillo que, por un lado, como beneficio al cliente, le haga sentir que tiene justo enfrente a una persona atendiéndolo, y por otro lado, como beneficio a la agencia, proporcione una base de datos de los clientes, destinos, fechas, y comportamiento en general. Todo ello bien manejado y gestionado, llevará seguro a un incremento en las ventas. El formulario está en la web, por lo que tendremos una dirección de acceso que podremos enviar por email a nuestros clientes, para que soliciten sus presupuestos desde casa.
Recuerda ambos beneficios porque son importantísimos:
- Beneficio al cliente: atención personalizada, pero a la vez ONLINE. Lo bueno de lo offline y lo bueno de lo online, junto.
- Beneficio a la empresa: Base de datos de comportamiento. Puedes tomar decisiones mucho más precisas y certeras de cara a la venta. Ya que tienes mucha más información.
Y todo esto de manera sencilla. Antes de explicarte paso a paso cómo hacerlo, me gustaría que vieras un ejemplo aquí:
Como ves, se trata de crear un Formulario Online en el que realizaremos las mismas preguntas de una entrevista de venta. Piensa bien las preguntas que vas a realizar, qué te interesa preguntar, ya que en la base de datos podrás “filtrar” por las respuestas que den. Por ejemplo, una pregunta deberá ser algo así: ¿Qué destino le gustaría visitar?. o bien, seleccionar el producto en una lista desplegable “Costas, Europa, Rural, Disney…” ¿Por qué? Pues porque cuando tengas una base de datos sólida, podrás filtrar por destino, es decir, cuando tengas una oferta para Disney, podrás decirle a la base de datos: “Oye, dame un listado de las personas que han solicitado presupuesto para Disney” Y la base de datos te responderá con los clientes que solicitaron presupuesto para ir a Disney con sus emails y teléfonos. Ya estás tardando en avisarlos.
¿Lo ves? El aumento de ventas vendrá no sólo porque llegues a más gente, sino por cómo gestiones y utilices la base de datos.
Por cierto, para cumplir con la ley de protección de datos, una pregunta obligatoria del formulario deberá ser algo como ¿Podemos ponernos en contacto con usted de vez en cuando para informarle sobre alguna oferta que le pueda interesar? (exprésalo como quieras). Lo importante es que en la base de datos sólo podrás trabajar con aquellos clientes que te han dado permiso, y en la pregunta anterior en realidad lo que estás haciendo es pedir permiso al cliente para usar sus datos para contactar con él. Luego filtras por respuesta para que sólo te muestre los que respondieron SÍ a esa pregunta. Y a partir de ahí trabajas como quieras. Como si envías un email a todos informando sobre una promoción (en el campo CCO por supuesto).
Bueno, pues vamos a crear nuestro formulario online. A partir de ahora te recomiendo que sigas leyendo y a la vez siguiendo las instrucciones. Si sólo lees, tendrás la impresión de que todo esto es complicadísimo, y te aseguro que es justo lo contrario: más sencillo imposible. Créeme. Pues eso, vamos "al lío:
Lo primero es darnos de alta en Google Drive: la plataforma que nos permitirá crear, compartir y almacenar archivos en la nube de Google. Entre ellos los formularios.
- Accede a http://drive.google.com
- Si tienes cuenta Gmail sólo tienes que iniciar sesión. Si no tienes puedes darte de alta con cualquier otro email. Para ello debes ir a "Crear nueva cuenta" y seguir las instrucciones.
Cuando tengas tu cuenta, inicia sesión en Google Drive, y verás una pantalla como ésta (Haz clic para ampliar):
A la izquierda aparecen los botones con los que creamos archivos, y a la derecha aparece una lista con todos nuestros archivos creados o subidos, ¿Lo ves?. Por tanto, en la izquierda crearemos nuestro formulario web y en la lista de la derecha es donde aparecerá.
Google Drive es una herramienta muy útil para trabajar en equipo y en colaboración. Pero no es mi intención ahora explicar todas sus características y uso, sino centrarme en cómo crear un formulario online enfocado a la venta. Para ello vamos a "Crear" (arriba a la izquierda) y seleccionamos "Formulario"
A continuación seleccionamos un tema. A mí el que más me gusta es el predeterminado. "El que no tiene na" vamos. Y ya tenemos en pantalla un formulario. Sin nombre y sin preguntas, pero un formulario :-)
Venga vamos a configurarlo :-).
La pantalla que verás será la que muestro a continuación, y en la cuál he señalado con colores las partes en las que se divide (haz clic para ampliar):
- El recuadro verde destaca la barra de herramientas. Desde aquí accedemos a todas las acciones disponibles para la configuración del formulario una vez que éste ha sido creado. Podemos modificarlo, añadir o eliminar preguntas, ver las respuestas de los usuarios, y demás opciones de configuración.
- El recuadro rojo destaca la barra de acceso rápido a las opciones más utilizadas.
La opción "tema" sirve para seleccionar un tema diferente al que elegimos.
La opción "Seleccionar destino de las respuestas" servirá para crear la base de datos (en forma de tabla "excel") en la que se irá registrando todas las respuestas. Ese archivo, junto al formulario, aparecerán en la lista de archivos que comenté cuando hablamos de la pantalla principal.
La opción "se aceptan respuestas" sirve para activar o desactivar el formulario. En este momento está activo, y por tanto "se aceptan respuestas"
La opción "ver el formulario publicado" sirve para ver el formulario tal como lo ven los usuarios a los que se lo envías.
A continuación tenemos el área de trabajo. En ella tenemos las opciones de configuración del formulario en proceso de creación. Con tres cuadros:
- El primero, en azul, se utiliza para determinar si queremos o no una barra de proceso. (Se utiliza sobre todo para formularios largos y éste no es el caso, así que déjalo sin activar)
- El segundo, en naranja, se utiliza para crear el formulario. Aquí es donde construiremos las preguntas.
- El tercero, en morado, se utiliza para configurar la pantalla de confirmación. Básicamente el texto que el usuario verá una vez completado el formulario. Modifica el texto por el que quieras. Además viene con una opción activada y otra sin activar. Dejémoslo así. Nunca actives la segunda opción. ¡¡¡JAMÁS!!!!. Eso lo que hará es dar acceso a cada usuario al resumen de todas las respuestas de los demás. Recuerda la ley de protección de datos. ¡No actives esa casilla!
Bueno, centrémonos en el cuadro que señalé en naranja. Lo primero es hacer clic en "Formulario sin título 1". Ahí escribe el nombre del formulario que quieras, por ejemplo "Petición de presupuestos Online". Puedes añadir una pequeña descripción justo debajo en "descripción del formulario".
Como ves, ya tienes la primera pregunta del formulario en pantalla. Escribe la pregunta que quieras en "Título de la pregunta". Añade un pequeño texto de ayuda o descripción en "texto de ayuda".
A continuación encontrarás la configuración de "tipo de pregunta". Aquí vas a seleccionar la forma en la cual el usuario va a responder. Es decir, seleccionaras si vas a preguntar en forma de test en el que el usuario deberá seleccionar una opción, si preguntarás de forma que el usuario pueda responder libremente en un campo de texto, etc. Pulsa en la lista desplegable y encontrarás lo siguiente (clic para ampliar):
Si seleccionas Texto, el usuario podrá responder lo que quiera en un cuadro de texto. Por ejemplo: "Díganos cuál es su nombre"
Si seleccionas Texto de Párrafo, el usuario podrá responder un texto largo. Por ejemplo: "Díganos otros detalles que no le hayamos preguntado, o cualquier aclaración que quiera hacernos"
Si seleccionas Tipo test, el usuario podrá hacer clic en diferentes opciones que le das, pero sólo en una. Por ejemplo: "¿Desea seguro de cancelación" Sí, No. El sistema te solicitará que configures el texto de las opciones que le das al usuario. Esto que ves ahora es la configuración de un tipo test:
La opción "Ir a la página según la respuesta" se utiliza para que el usuario sea redirigido a otro formulario según la respuesta que dé. Nosotros no lo vamos a utilizar aquí.
El botón "Haz clic para añadir una opción" la utilizarás para escribir tantas opciones como quieras. En este caso sólo nos hace falta una más: la respuesta "no".
El link "o añadir otro" sirve para agregar en el test la respuesta "Otros" + un espacio en blanco en el que el usuario escribirá libremente.
La casilla "pregunta obligatoria" aparecerá en la configuración de todas las preguntas. Si la activas, el sistema no dejará al usuario que finalice hasta que no responda esa pregunta.
Volviendo a los tipos de pregunta, en el tipo "Casilla de verificación", el usuario podrá seleccionar diferentes opciones de entre un grupo que le das. Es igual que el tipo test, pero con una diferencia: en el tipo test el usuario sólo podía seleccionar una opción posible de entra varias disponibles. (Por ejemplo, si preguntas si quiere seguro de cancelación, el usuario podrá decir o sí o no, pero no las dos). En este caso, "casilla de verificación", sí puede seleccionar varias. Sirve para preguntas del tipo: "Seleccione la o las categorías de hotel que quiere que le presupuestemos: Albergues, Hostales, Hotel 2 estrellas, Hotel 3 estrellas, Hotel 4 estrellas, Hotel 5 estrellas, Hotel Lujo, Hotel Gran Lujo" El cliente podrá seleccionar una o varias opciones haciendo clic en ellas.
Si seleccionas "Elegir de una lista", el usuario podrá decidir entre una lista desplegable de opciones. Se configura igual que el tipo test. Pero la presentación es mediante lista desplegable.
Puedes presentar tu pregunta mediante escala. Por ejemplo: "Valore del 1 al 5 la importancia que usted le da a la comida en el hotel, donde 1 es Poco Importante, y 5 es Muy Importante" El sistema te pedirá primero que definas la escala (de 0 a 10, de 1 a 7, de 1 a 5... la que quieras), y luego podrás, si quieres, añadir la etiqueta al mínimo y al máximo. Por ejemplo, quiero que el 1 sea Poco Importante y el 5 sea Muy Importante.
El tipo de pregunta "Cuadrícula" no lo vamos a utilizar en este caso. Sirve para valorar en forma de escala (como antes) diferentes variables en vez de una. Por ejemplo: "díganos de 1 a 5 su índice de satisfacción con las siguientes variables" y a continuación aparece una tabla con todas las variables (Atención, Espera, Decoración, ...) y sus escalas para cada una.
EL tipo "Fecha y Hora" es para seleccionar eso: Fecha, y/o Hora. La pregunta tipo hora no la usaremos, pero la tipo "Fecha" es vital para seleccionar la "Fecha de entrada en el hotel" y otra pregunta para "Fecha de Salida". Exactamente igual que en los portales de viajes. El cliente deberá responder en un calendario la fecha.
Una vez que hayas configurado la primera pregunta, pulsa el botón azul OK, y a continuación pulsa sobre "añadir elemento" para configurar (exactamente igual que antes) la siguiente pregunta del formulario. Y así tantas como quieras.
Si ubicas el ratón encima de la pregunta que acabas de configurar, a la derecha podrás "Modificar", "Duplicar" o "Eliminar" la pregunta.
¡YA TIENES TU FORMULARIO CREADO!
Ahora vamos a crear la base de datos, donde guardaremos las respuestas de los usuarios. Consta de un sólo paso. Más fácil imposible.
¿Te acuerdas de la opción "seleccionar destinos de las respuestas" que tenías en la barra de acceso rápido, que señalé en un recuadro de color rojo? Pues haz clic ahí. Aparecerá una ventana con la opción "nueva hoja de cálculo" activada, y el cuadro "Crear siempre una hoja de cálculo nueva" ticado. Déjalo tal como está y dale a "Crear" (el botón azul).
¡YA TIENES TU BASE DE DATOS CREADA!
Ahora la opción "Seleccionar destinos de las respuestas" se ha convertido en una nueva función. Ahora se llama" Ver respuestas". Pulsando ese botón accederás a la base de datos.
Hora vamos a crear un icono en el escritorio (un archivo de acceso directo) que nos enviará directamente al formulario. Éste es el archivo que enviaremos a nuestros clientes.
Vale. ¿Ves el botón azul donde pone "enviar formulario"? Haz clic. Aparecerá esta ventana:
Donde pone "enlace para compartir" está tu dirección web del formulario. Haciendo clic en ella, verás que se selecciona, volviéndose el fondo de color azul, y apareciendo un cartel que dice "Pulsa control+C para copiar". Pues bien, hazle caso :-) Pulsa Control + C.
Ahora ve al escritorio. Donde tienes los iconos de "Mi PC", "Papelera de reciclaje", etc... Ahí donde tienes el fondo de pantalla. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte. Luego clic en la opción "Nuevo" y "Acceso Directo". En la ventana que aparece, pon el cursor del ratón en el campo de texto, presiona "control + V" y haz clic en Siguiente. Escribe el nombre del archivo y clic en Finalizar.
Te lo explico de nuevo con este dibujo:
Ahora tendrás un nuevo archivo (un icono nuevo) en tu escritorio. Ese es el Formulario Online. Ábrelo y respóndelo varias veces para probarlo. ¿funciona bien? Pues ya puedes enviar a tus clientes el archivo para que lo guarden, y a partir de ahora puedan solicitar presupuestos a través de él. Tan solo haciendo clic en el archivo.
MODIFICAR TU FORMULARIO ONLINE
Siempre podrás cambiar las preguntas del formulario online sin necesidad de volver a mandar un email a tus clientes, puesto que ya lo verán actualizado. Para ello entra en http://drive.google.com. Añade esta dirección a favoritos puesto que tendrás que entrar siempre que quieras modificar el formulario, o consultar tu base de datos:
En la lista de archivos, selecciona el formulario online (tendrá el nombre que le pusiste: "Presupuestos Online"), y modifícalo como quieras.
TRABAJAR LA BASE DE DATOS.
Bueno, ahora que ya tienes tu formulario online enviado a los clientes, o listo para enviar, vamos a ver cómo localizar la base de datos y cómo trabajarla.
Recuerda que hemos creado DOS archivos:
- El Formulario Online. Este archivo se llama "Presupuestos Online"
- La Base de Datos. Este archivo se llama "Presupuestos Online (Respuestas)"
Ambos archivos se encuentran en tu sesión de Google Drive. En la lista de archivos que te mostré al principio de este "tutorial" que escribo. No obstante, uno de estos dos documentos, el formulario online concretamente, lo hemos convertido en "acceso directo" para poder enviar a los clientes. Pero en realidad, el archivo que hemos creado para enviar a los clientes no es más que eso, un acceso directo al original, el que aparece en la lista de Google Drive.
A partir de ahora, cada vez que entres en http://drive.google.com verás tus dos archivos: El Formulario Online, y la Base de Datos. Simplemente trata esta dirección como si fuera una carpeta normal y corriente de tu ordenador.
Haz clic sobre la base de datos: "Presupuestos Online (Respuestas)" y se abrirá una hoja de cálculos con todas las respuestas de tus clientes. El aspecto será como éste (haz clic para ampliar):
He señalado en rojo la primera fila de la tabla. Ahí se ubican las preguntas del formulario. En Azul he señalado las celdas donde se ubicarán automáticamente las respuestas que dan los clientes. De esta manera, un formulario completo relleno por una persona, ocupará una fila completa. Es decir, cada fila representará una petición de presupuesto.
Mira, haz clic en el espacio que hay justo encima del 1, a la izquierda de la A. ¿Ves que se selecciona la tabla completa? Pues en la barra de herramientas, haz clic donde pone "Datos" y luego a "Filtro". Ahora, en la primera fila verás que aparece una flecha junto a cada celda. Es decir, junto a cada pregunta del formulario. Haciendo clic en la flecha, podrás "filtrar" para ver sólo las peticiones de presupuesto que cumplan una determinada norma.
ESTO ES COMPARABLE A TENER SUPERPODERES.
Si la semana que viene hay una nueva oferta de cruceros, yo puedo solicitar con tres clic, una relación de las personas que hayan solicitado presupuestos de cruceros en los cinco últimos meses. Incluso pedir que aparezcan sólo aquellos que finalmente no hicieron el viaje y están esperando oferta. O una relación de personas que hicieron un viaje de cruceros el verano pasado. Con los filtros puedes hacer lo que quieras. Hazlo bien y llegarás a cada cliente en el momento preciso en el que te necesita. Eso es pura magia!
Otro ejemplo: imagina que se lanza una campaña especial a Disney el año que viene. Como una de las preguntas de tu formulario es el destino que quiere visitar el cliente, resulta que una de las columnas de tu base de datos serán los destinos, ¿no?. Mira en la tabla que te acabo de mostrar. Ves que la columna F son los destinos? Tú podrás venir aquí a tu base de datos, y presionar la flecha de filtro que aparece junto a la columna de "destinos" y decirle que te muestre sólo aquellos resultados que hayan seleccionado como destino "Disney". Así tendrás los emails y teléfonos de las personas interesadas. A llamar!
Recuerda que una de las preguntas del formulario debe solicitar permiso de contacto, por ejemplo: "¿Podemos contactar con usted si nos enteramos de alguna oferta relacionada con el destino que desea?" Esto es obligatorio eh? Tienes que hacerlo. Si no, no podrás contactar con tus clientes. (o al menos de forma legal). La ley de protección de datos te obliga a solicitar este permiso. Si el cliente selecciona NO, no lo llames. No contactes con él. Yo lo que recomiendo es filtrar en esa pregunta. Selecciono que sólo me muestre los "síes". Y a continuación vuelvo a filtrar por destino :-)
RECUERDA: JAMÁS COMPARTAS LA BASE DE DATOS CON TERCEROS. ¡NO ES LEGAL!
Una cosa muy importante: La tabla está para consultarla. SÓLO PARA CONSULTARLA. No toques los datos de la tabla. No la modifiques. Mucho menos las preguntas del formulario, es decir, la primera fila. Si quieres puedes descargarte una copia en excel (Clic en "Archivo", luego "Descargar como" y después "Microsoft Excel"). En esta copia toca lo que quieras. Aquí sí.
AVISO POR EMAIL CUANDO UN USUARIO ENVÍA UNA RESPUESTA.
Google Drive puede enviarte un email cada vez que alguien utilice el formulario. Es muy útil para que no se te escape ninguno. De todas maneras aconsejo abrir la base de datos todos los días para realizar los presupuestos solicitados a tiempo.
Si quieres ser advertido por email, abre la base de datos y haz clic en "Formulario" y a continuación en "Reglas de Notificación". Selecciona ser notificado inmediatamente cuando un usuario envía un formulario y pulsa "Guardar". ¡Ya está listo!
Otra herramienta muy útil es el resumen de respuestas. Haz clic en "Formulario" y luego en "Mostrar resumen de respuestas". Aparecerá un resumen estadístico muy útil :-).
¿Alguna Duda? Coméntame aquí mismo!
Ahora, "bichea", inventa, sé creativo, piensa qué otros usos puedes dar a Google Drive, aumenta tu productividad y ¡VENDE!
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¡Comparte, difunde, y hasta la próxima!
Venga vamos a configurarlo :-).
La pantalla que verás será la que muestro a continuación, y en la cuál he señalado con colores las partes en las que se divide (haz clic para ampliar):
- El recuadro verde destaca la barra de herramientas. Desde aquí accedemos a todas las acciones disponibles para la configuración del formulario una vez que éste ha sido creado. Podemos modificarlo, añadir o eliminar preguntas, ver las respuestas de los usuarios, y demás opciones de configuración.
- El recuadro rojo destaca la barra de acceso rápido a las opciones más utilizadas.
La opción "tema" sirve para seleccionar un tema diferente al que elegimos.
La opción "Seleccionar destino de las respuestas" servirá para crear la base de datos (en forma de tabla "excel") en la que se irá registrando todas las respuestas. Ese archivo, junto al formulario, aparecerán en la lista de archivos que comenté cuando hablamos de la pantalla principal.
La opción "se aceptan respuestas" sirve para activar o desactivar el formulario. En este momento está activo, y por tanto "se aceptan respuestas"
La opción "ver el formulario publicado" sirve para ver el formulario tal como lo ven los usuarios a los que se lo envías.
A continuación tenemos el área de trabajo. En ella tenemos las opciones de configuración del formulario en proceso de creación. Con tres cuadros:
- El primero, en azul, se utiliza para determinar si queremos o no una barra de proceso. (Se utiliza sobre todo para formularios largos y éste no es el caso, así que déjalo sin activar)
- El segundo, en naranja, se utiliza para crear el formulario. Aquí es donde construiremos las preguntas.
- El tercero, en morado, se utiliza para configurar la pantalla de confirmación. Básicamente el texto que el usuario verá una vez completado el formulario. Modifica el texto por el que quieras. Además viene con una opción activada y otra sin activar. Dejémoslo así. Nunca actives la segunda opción. ¡¡¡JAMÁS!!!!. Eso lo que hará es dar acceso a cada usuario al resumen de todas las respuestas de los demás. Recuerda la ley de protección de datos. ¡No actives esa casilla!
Bueno, centrémonos en el cuadro que señalé en naranja. Lo primero es hacer clic en "Formulario sin título 1". Ahí escribe el nombre del formulario que quieras, por ejemplo "Petición de presupuestos Online". Puedes añadir una pequeña descripción justo debajo en "descripción del formulario".
Como ves, ya tienes la primera pregunta del formulario en pantalla. Escribe la pregunta que quieras en "Título de la pregunta". Añade un pequeño texto de ayuda o descripción en "texto de ayuda".
A continuación encontrarás la configuración de "tipo de pregunta". Aquí vas a seleccionar la forma en la cual el usuario va a responder. Es decir, seleccionaras si vas a preguntar en forma de test en el que el usuario deberá seleccionar una opción, si preguntarás de forma que el usuario pueda responder libremente en un campo de texto, etc. Pulsa en la lista desplegable y encontrarás lo siguiente (clic para ampliar):
Si seleccionas Texto, el usuario podrá responder lo que quiera en un cuadro de texto. Por ejemplo: "Díganos cuál es su nombre"
Si seleccionas Texto de Párrafo, el usuario podrá responder un texto largo. Por ejemplo: "Díganos otros detalles que no le hayamos preguntado, o cualquier aclaración que quiera hacernos"
Si seleccionas Tipo test, el usuario podrá hacer clic en diferentes opciones que le das, pero sólo en una. Por ejemplo: "¿Desea seguro de cancelación" Sí, No. El sistema te solicitará que configures el texto de las opciones que le das al usuario. Esto que ves ahora es la configuración de un tipo test:
La opción "Ir a la página según la respuesta" se utiliza para que el usuario sea redirigido a otro formulario según la respuesta que dé. Nosotros no lo vamos a utilizar aquí.
El botón "Haz clic para añadir una opción" la utilizarás para escribir tantas opciones como quieras. En este caso sólo nos hace falta una más: la respuesta "no".
El link "o añadir otro" sirve para agregar en el test la respuesta "Otros" + un espacio en blanco en el que el usuario escribirá libremente.
La casilla "pregunta obligatoria" aparecerá en la configuración de todas las preguntas. Si la activas, el sistema no dejará al usuario que finalice hasta que no responda esa pregunta.
Volviendo a los tipos de pregunta, en el tipo "Casilla de verificación", el usuario podrá seleccionar diferentes opciones de entre un grupo que le das. Es igual que el tipo test, pero con una diferencia: en el tipo test el usuario sólo podía seleccionar una opción posible de entra varias disponibles. (Por ejemplo, si preguntas si quiere seguro de cancelación, el usuario podrá decir o sí o no, pero no las dos). En este caso, "casilla de verificación", sí puede seleccionar varias. Sirve para preguntas del tipo: "Seleccione la o las categorías de hotel que quiere que le presupuestemos: Albergues, Hostales, Hotel 2 estrellas, Hotel 3 estrellas, Hotel 4 estrellas, Hotel 5 estrellas, Hotel Lujo, Hotel Gran Lujo" El cliente podrá seleccionar una o varias opciones haciendo clic en ellas.
Si seleccionas "Elegir de una lista", el usuario podrá decidir entre una lista desplegable de opciones. Se configura igual que el tipo test. Pero la presentación es mediante lista desplegable.
Puedes presentar tu pregunta mediante escala. Por ejemplo: "Valore del 1 al 5 la importancia que usted le da a la comida en el hotel, donde 1 es Poco Importante, y 5 es Muy Importante" El sistema te pedirá primero que definas la escala (de 0 a 10, de 1 a 7, de 1 a 5... la que quieras), y luego podrás, si quieres, añadir la etiqueta al mínimo y al máximo. Por ejemplo, quiero que el 1 sea Poco Importante y el 5 sea Muy Importante.
El tipo de pregunta "Cuadrícula" no lo vamos a utilizar en este caso. Sirve para valorar en forma de escala (como antes) diferentes variables en vez de una. Por ejemplo: "díganos de 1 a 5 su índice de satisfacción con las siguientes variables" y a continuación aparece una tabla con todas las variables (Atención, Espera, Decoración, ...) y sus escalas para cada una.
EL tipo "Fecha y Hora" es para seleccionar eso: Fecha, y/o Hora. La pregunta tipo hora no la usaremos, pero la tipo "Fecha" es vital para seleccionar la "Fecha de entrada en el hotel" y otra pregunta para "Fecha de Salida". Exactamente igual que en los portales de viajes. El cliente deberá responder en un calendario la fecha.
Una vez que hayas configurado la primera pregunta, pulsa el botón azul OK, y a continuación pulsa sobre "añadir elemento" para configurar (exactamente igual que antes) la siguiente pregunta del formulario. Y así tantas como quieras.
Si ubicas el ratón encima de la pregunta que acabas de configurar, a la derecha podrás "Modificar", "Duplicar" o "Eliminar" la pregunta.
¡YA TIENES TU FORMULARIO CREADO!
Ahora vamos a crear la base de datos, donde guardaremos las respuestas de los usuarios. Consta de un sólo paso. Más fácil imposible.
¿Te acuerdas de la opción "seleccionar destinos de las respuestas" que tenías en la barra de acceso rápido, que señalé en un recuadro de color rojo? Pues haz clic ahí. Aparecerá una ventana con la opción "nueva hoja de cálculo" activada, y el cuadro "Crear siempre una hoja de cálculo nueva" ticado. Déjalo tal como está y dale a "Crear" (el botón azul).
¡YA TIENES TU BASE DE DATOS CREADA!
Ahora la opción "Seleccionar destinos de las respuestas" se ha convertido en una nueva función. Ahora se llama" Ver respuestas". Pulsando ese botón accederás a la base de datos.
Hora vamos a crear un icono en el escritorio (un archivo de acceso directo) que nos enviará directamente al formulario. Éste es el archivo que enviaremos a nuestros clientes.
Vale. ¿Ves el botón azul donde pone "enviar formulario"? Haz clic. Aparecerá esta ventana:
Donde pone "enlace para compartir" está tu dirección web del formulario. Haciendo clic en ella, verás que se selecciona, volviéndose el fondo de color azul, y apareciendo un cartel que dice "Pulsa control+C para copiar". Pues bien, hazle caso :-) Pulsa Control + C.
Ahora ve al escritorio. Donde tienes los iconos de "Mi PC", "Papelera de reciclaje", etc... Ahí donde tienes el fondo de pantalla. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte. Luego clic en la opción "Nuevo" y "Acceso Directo". En la ventana que aparece, pon el cursor del ratón en el campo de texto, presiona "control + V" y haz clic en Siguiente. Escribe el nombre del archivo y clic en Finalizar.
Te lo explico de nuevo con este dibujo:
Ahora tendrás un nuevo archivo (un icono nuevo) en tu escritorio. Ese es el Formulario Online. Ábrelo y respóndelo varias veces para probarlo. ¿funciona bien? Pues ya puedes enviar a tus clientes el archivo para que lo guarden, y a partir de ahora puedan solicitar presupuestos a través de él. Tan solo haciendo clic en el archivo.
MODIFICAR TU FORMULARIO ONLINE
Siempre podrás cambiar las preguntas del formulario online sin necesidad de volver a mandar un email a tus clientes, puesto que ya lo verán actualizado. Para ello entra en http://drive.google.com. Añade esta dirección a favoritos puesto que tendrás que entrar siempre que quieras modificar el formulario, o consultar tu base de datos:
En la lista de archivos, selecciona el formulario online (tendrá el nombre que le pusiste: "Presupuestos Online"), y modifícalo como quieras.
TRABAJAR LA BASE DE DATOS.
Bueno, ahora que ya tienes tu formulario online enviado a los clientes, o listo para enviar, vamos a ver cómo localizar la base de datos y cómo trabajarla.
Recuerda que hemos creado DOS archivos:
- El Formulario Online. Este archivo se llama "Presupuestos Online"
- La Base de Datos. Este archivo se llama "Presupuestos Online (Respuestas)"
Ambos archivos se encuentran en tu sesión de Google Drive. En la lista de archivos que te mostré al principio de este "tutorial" que escribo. No obstante, uno de estos dos documentos, el formulario online concretamente, lo hemos convertido en "acceso directo" para poder enviar a los clientes. Pero en realidad, el archivo que hemos creado para enviar a los clientes no es más que eso, un acceso directo al original, el que aparece en la lista de Google Drive.
A partir de ahora, cada vez que entres en http://drive.google.com verás tus dos archivos: El Formulario Online, y la Base de Datos. Simplemente trata esta dirección como si fuera una carpeta normal y corriente de tu ordenador.
Haz clic sobre la base de datos: "Presupuestos Online (Respuestas)" y se abrirá una hoja de cálculos con todas las respuestas de tus clientes. El aspecto será como éste (haz clic para ampliar):
He señalado en rojo la primera fila de la tabla. Ahí se ubican las preguntas del formulario. En Azul he señalado las celdas donde se ubicarán automáticamente las respuestas que dan los clientes. De esta manera, un formulario completo relleno por una persona, ocupará una fila completa. Es decir, cada fila representará una petición de presupuesto.
Mira, haz clic en el espacio que hay justo encima del 1, a la izquierda de la A. ¿Ves que se selecciona la tabla completa? Pues en la barra de herramientas, haz clic donde pone "Datos" y luego a "Filtro". Ahora, en la primera fila verás que aparece una flecha junto a cada celda. Es decir, junto a cada pregunta del formulario. Haciendo clic en la flecha, podrás "filtrar" para ver sólo las peticiones de presupuesto que cumplan una determinada norma.
ESTO ES COMPARABLE A TENER SUPERPODERES.
Si la semana que viene hay una nueva oferta de cruceros, yo puedo solicitar con tres clic, una relación de las personas que hayan solicitado presupuestos de cruceros en los cinco últimos meses. Incluso pedir que aparezcan sólo aquellos que finalmente no hicieron el viaje y están esperando oferta. O una relación de personas que hicieron un viaje de cruceros el verano pasado. Con los filtros puedes hacer lo que quieras. Hazlo bien y llegarás a cada cliente en el momento preciso en el que te necesita. Eso es pura magia!
Otro ejemplo: imagina que se lanza una campaña especial a Disney el año que viene. Como una de las preguntas de tu formulario es el destino que quiere visitar el cliente, resulta que una de las columnas de tu base de datos serán los destinos, ¿no?. Mira en la tabla que te acabo de mostrar. Ves que la columna F son los destinos? Tú podrás venir aquí a tu base de datos, y presionar la flecha de filtro que aparece junto a la columna de "destinos" y decirle que te muestre sólo aquellos resultados que hayan seleccionado como destino "Disney". Así tendrás los emails y teléfonos de las personas interesadas. A llamar!
Recuerda que una de las preguntas del formulario debe solicitar permiso de contacto, por ejemplo: "¿Podemos contactar con usted si nos enteramos de alguna oferta relacionada con el destino que desea?" Esto es obligatorio eh? Tienes que hacerlo. Si no, no podrás contactar con tus clientes. (o al menos de forma legal). La ley de protección de datos te obliga a solicitar este permiso. Si el cliente selecciona NO, no lo llames. No contactes con él. Yo lo que recomiendo es filtrar en esa pregunta. Selecciono que sólo me muestre los "síes". Y a continuación vuelvo a filtrar por destino :-)
RECUERDA: JAMÁS COMPARTAS LA BASE DE DATOS CON TERCEROS. ¡NO ES LEGAL!
Una cosa muy importante: La tabla está para consultarla. SÓLO PARA CONSULTARLA. No toques los datos de la tabla. No la modifiques. Mucho menos las preguntas del formulario, es decir, la primera fila. Si quieres puedes descargarte una copia en excel (Clic en "Archivo", luego "Descargar como" y después "Microsoft Excel"). En esta copia toca lo que quieras. Aquí sí.
AVISO POR EMAIL CUANDO UN USUARIO ENVÍA UNA RESPUESTA.
Google Drive puede enviarte un email cada vez que alguien utilice el formulario. Es muy útil para que no se te escape ninguno. De todas maneras aconsejo abrir la base de datos todos los días para realizar los presupuestos solicitados a tiempo.
Si quieres ser advertido por email, abre la base de datos y haz clic en "Formulario" y a continuación en "Reglas de Notificación". Selecciona ser notificado inmediatamente cuando un usuario envía un formulario y pulsa "Guardar". ¡Ya está listo!
Otra herramienta muy útil es el resumen de respuestas. Haz clic en "Formulario" y luego en "Mostrar resumen de respuestas". Aparecerá un resumen estadístico muy útil :-).
¿Alguna Duda? Coméntame aquí mismo!
Ahora, "bichea", inventa, sé creativo, piensa qué otros usos puedes dar a Google Drive, aumenta tu productividad y ¡VENDE!
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wow
ResponderEliminarY este gurú ?? Otro iluminatti mas ??
ResponderEliminarFantástico artículo. Gente como tu con ideas es lo que se necesita en este sector lleno de polillas. Ole tu!!!!!
ResponderEliminarSiempre pense que la publicidad era costosa, con Marketero me di cuenta que no. Me permite hacer mailing y estar conectada con mis clientes, este articulo me encanto por que me dio la pauta para crecer mi base de datos!!
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